En un mundo en el que gran parte de nuestra comunicación es digital, el correo electrónico es un medio más a través del cual la gente puede conocerte. Puede que la finalidad del correo electrónico no sea siempre social; al fin y al cabo, para muchos de nosotros es una forma importante de comunicación laboral. Sin embargo, el correo electrónico siempre es una oportunidad para conectar. ¿Por qué no hacerlo con autenticidad?

Los pequeños detalles auténticos recuerdan a la otra persona que eres un ser humano al otro lado. Tu autenticidad, a su vez, invita a la otra persona a ser ella misma. Esto mejora la conexión en general.

Independientemente de la función que desempeñes y de con quién estés hablando, la comunicación auténtica por correo electrónico ayuda a conectar, a comprender y, a su vez, a fidelizar y a trabajar juntos de forma más eficaz.

Comunicación auténtica y etiqueta del correo electrónico

He aquí tres tipos de pequeños detalles que contribuyen a una comunicación auténtica por correo electrónico (manteniendo al mismo tiempo la etiqueta del correo electrónico).

1. Personalidad

Muchas de las reglas de los primeros tiempos de la comunicación por correo electrónico han quedado obsoletas, sobre todo las que enmascaran tu personalidad en nombre de la profesionalidad. Tus correos electrónicos no tienen por qué ser áridos ni carecer de personalidad. Puedes y debes dejar que brille tu verdadero yo para ser un auténtico comunicador por correo electrónico.

En tu comunicación por correo electrónico, Slack, etc., no tengas miedo de añadir tu voz personal. Esto puede ser de muchas maneras, pero utilicemos los emojis como ejemplo. Según un estudio de Adobe, el 90% de los usuarios de emojis creen que les ayudan a expresarse, y el 89% opina que facilitan la comunicación a pesar de las barreras lingüísticas. el 88% dice que es más probable que empatice con los demás cuando se utilizan emojis, y el 81% afirma que percibe a las personas que utilizan emojis como más accesibles.

Esto no quiere decir que haya que utilizar emojis o que sea la única forma de expresarse. Los emojis son sólo una forma de dar un toque personal a un correo electrónico y, por supuesto, tienen su momento y su lugar. Sin embargo, lo que podemos deducir de las estadísticas sobre el uso de emojis es que añadir un toque personal, comunicar emociones y hacernos más cercanos realmente marca la diferencia en nuestras conexiones con los demás.

Puedes añadir un signo de exclamación para mostrar emoción. También puedes utilizar un sinónimo peculiar para una palabra que estés incluyendo (piensa en “saludos” en lugar de “felicitaciones”; o “los productos” en lugar de “los entregables”).

O, como consejo fácil que no requiere mucho esfuerzo, puedes añadir una firma de correo electrónico con un tono cálido personalizado, en lugar de utilizar una firma genérica. Todos estos pequeños gestos añaden personalidad auténtica a tus correos electrónicos.

Una advertencia: la cantidad de personalidad que incluyas dependerá de la diferencia de autoridad entre tú y la otra persona. Si eres un estudiante que habla con un profesor universitario o un empleado que habla con un directivo, no ocultes tu estilo único, pero tampoco dejes que te robe el protagonismo.

2. Apertura

A veces tendrás que hablar abiertamente de algo personal en el trabajo. Puede que tengas que ser sincero sobre algo que preferirías ocultar. Por ejemplo, puede que tengas que pedir algo debido a una necesidad de salud mental. Sin embargo, la franqueza y la honestidad también pueden significar dar libremente información sobre ti mismo que podría ayudarte a establecer un vínculo con la otra persona.

La franqueza en la comunicación por correo electrónico puede consistir en mostrar un interés genuino por los demás o en añadir fragmentos de tu propia vida cuando sea oportuno.

Esto no significa en absoluto cruzar tus propios límites ni compartir cosas con las que no te sientes cómodo. En lugar de eso, puedes añadir un “¿cómo estás?” genuino como parte de tu correo electrónico a otra persona. Del mismo modo, si alguien te pregunta cómo te va en un correo electrónico, en lugar de limitarte a decir “bien”, puedes decir “¡genial! He podido pasar el fin de semana con mi hijo” O algo que sea relevante para tu propia vida.

3. Amabilidad

La amabilidad es crucial. La amabilidad intencionada ayuda a evitar que la otra persona malinterprete el tono de tu correo electrónico: elimina de la ecuación lo que a veces puede ser una duda razonable.

Por regla general, un saludo afectuoso y una despedida no sólo hacen que tus correos electrónicos sean amables y auténticos, sino que hacen que la persona que está al otro lado se sienta bien.

Además, si tienes un cumplido que hacer que sea apropiado, ¡no dudes en hacerlo! Por ejemplo, si te ha encantado el artículo o la presentación de un compañero de trabajo, no dudes en compartirlo con él.

Construye una relación de trabajo y sé bueno con los demás. No tienes que excederte ni ser excesivo. No se trata de añadir trabajo extra o estrés adicional. Se trata del tono general, que suele ser mejor recibido si es cálido o afable en lugar de frío o seco.

Recuerda que hay una persona al otro lado de tu correo electrónico. No hace falta ser un robot para ser profesional. Puede ser tan sencillo como añadir entusiasmo en la puntuación o una firma sentida, como “cordialmente” o “saludos cordiales”, seguida de tu nombre.

La comunicación auténtica significa que no tienes que ser perfecto

Si luchas contra el perfeccionismo, no eres el único. Esto a veces puede suponer un reto adicional: es posible que pospongas la comunicación por correo electrónico hasta que encuentres la forma perfecta de decir algo. Esto hace que el correo electrónico ocupe más espacio mental del necesario.

Buenas noticias: abandonar la búsqueda de la perfección puede ayudarte a ser un comunicador de correo electrónico más auténtico.

Aquí tienes un par de cosas que debes recordar para poder quitarte la tirita y enviar ese correo electrónico

  • Si las circunstancias te impiden alcanzar la perfección, toma nota de lo que ocurre: “Tengo poco tiempo, así que seré breve. Sin embargo, estoy aquí por si tienes preguntas”
  • A veces es mejor enviar un correo muy escueto y básico si es todo lo que necesitas. Sobre todo si la relación laboral ya está en marcha y no se trata de una primera impresión, no pasa nada si algunos de tus correos se limitan a un saludo, buenos deseos y un “Adjunto el encargo solicitado. Por favor, avísame si necesitas algo más por mi parte”
  • Si las preocupaciones te impiden enviar un correo electrónico a alguien, no pasa nada por compartir esas preocupaciones: “Me preocupa haber malinterpretado su petición, pero estoy deseando cumplir lo que necesita. Esto es lo que tengo hasta ahora”
  • Eres humano. Si cometes un error tipográfico, escribes un correo electrónico más corto de lo que normalmente preferirías, o cualquier otra cosa, no pasa nada. No tienes por qué apresurarte a corregirte, pero siempre puedes tomar nota de cualquier error para tu propia tranquilidad.

Aporta tu lado más auténtico a la comunicación por correo electrónico

Añade personalidad cuando proceda, no dudes en ser amable y recuerda también que, aunque seas el comunicador de correo electrónico más estelar y agradable, puede que tengas compañeros que no lo sean. Esto no significa que no les gustes o que no tengan otros puntos fuertes.

Todos tenemos puntos fuertes diferentes. Sin embargo, si puedes mostrar algo de autenticidad y calidez en tu comunicación por correo electrónico, estás haciendo algo especial por aquellos con los que interactúas.